업무 생산성 높이는 시스템 GTD 소개 쏟아지는 일을 완벽하게 해내는 방법

GTD getting things done

GTD는 머리 안에 정보를 저장하고 추적할수록 생산성과 집중력이 낮아진다는 신념을 기반으로 만들어진 시스템이다. 기억에 의존해 업무를 진행하는 것이 아니라 업무와 관련된 모든 정보를 체계적으로 정리 메모하는 방식이다.

 

GTD의 7단계

1. 시작하기

시작하기는 해야 할 일들에 즉시, 언제든 접근 할 수 있는 자기만의 업무 공간과 환경을 조성하는 단계이다.

 

2. 수집하기

주체가 '나'인 해결이 요구 되는 '모든 일'을 수집해야 한다. 이때 수집은 머릿속에서 이루어지는 것이 아니라 직접 볼펜으로 노트에 작성하던, 타자를 쓰던 '물리적으로' 수집해야 한다. 이때, 중요한 것은 수집한 모든 일들에 대하여 실행 가능성 여부를 따지지 않고 수집하는 것이다. 수집을 하는 이유는 물리적으로 수집한 일들을 분류해 정기적으로 비우는 데 있다.

 

3. 명료화 하기

여러 단계의 할 일이 필요한 일은 '프로젝트', 지금 당장 실행 할 수 없는 일은 '인큐베이팅', 위임이 필요한 일들은 '위임', 즉시 할 수 있는 일은 '2분 할 일' 등으로 분류하는 것이다.

 

명료화하는 법

• 이것은 무엇인가? 정의 내리기
  • 원하는 구체적 결과를 정의해야 한다.
• 실행할 행동이 있는가?
  • 결과를 얻기 위해 필요한 행동을 정의한다. 중요한 것은 할 일에 대한 정의를 내리고 다음 행동을 결정하는 연습을 하는 것이다.

프로젝트

'하나 이상 행동 단계가 필요하고 1년 내에 완수할 수 있는 결과'를 의미한다.

인큐베이팅

아직 실행할 행동이 없는 경우로, 언젠가/아마도 실행할 예정이나 참고자료로 추후에 사용할 수 있는 할 일이다. P.A.R.A. 에서 resources에 해당한다. 티클러 시스템(tickler 수첩)

휴지통

앞으로 행동하거나 참고할 가치가 없는 것들

 

4. 정리하기

체크리스트

체크리스트는 프로젝트 목록, 다음 행동 목록 등이 있다.

프로젝트 목록

정리한 프로젝트 목록을 나열해 상기할 수 있도록 한다.

다음행동 목록

지금 실행 가능하거나 재조정 가능한 다음 행동 목록들을 정리한다.

대기 중 목록

다른 사람의 실행을 기다리고 있지만 내가 신경 써야 하는 일들. 다른 사람들에게 기대되는 모든 산출물을 적시에 처리하고 확인할 수 있도록 목록으로 만들고 검토해야 한다.

일정표

특정 시간에 해야 하는 행동, 특정 날짜에 해야하는 행동, 특정 날짜와 관련된 정보 등으로 나눠서 일정표를 정리한다.
일정표는 주간 검토로 시간을 정해 일주일치를 정리하는 것이 좋다.

 

5. 검토하기

6. 실행하기

7. 프로젝트 통제하기

 

 

 

 

GTD는 PARA 정리법을 더 잘 사용할 수 있게 해주는 시스템인 것 같다. GTD 실행 도구로 노션, 옵시디언, 에버노트 같은 어플을 사용하면 효율적인 시스템을 체화할 수 있을 것 같다. 직장인, 수험생 등 시간관리가 필요한 사람들이 이용하면 좋을 것 같다. 나도 오늘부터 해보려고 한다.

 

#생산성 #뇌과학 #자기계발/뇌과학 #PARA #메모